1Data controller
1Pengawal data
1Data controller / Pengawal data
For personal data processed for the administration and management of a particular property, the relevant Joint Management Body (JMB), Management Corporation (MC), developer, or other lawful management body will generally act as the data controller where it determines, controls, or authorizes the purposes of processing. APEXAI LABS SDN. BHD., as the operator of SmartStrata, will generally act as a data processor where it processes Property Data solely on behalf of that data controller. APEXAI LABS SDN. BHD. may separately act as a data controller for its own service security, customer support, legal compliance and business administration where it independently determines the purposes of processing. Your property's notice or management office should identify its actual data controller and contact details; contact us if you need help identifying the appropriate recipient for a request.
Bagi data peribadi yang diproses untuk pentadbiran dan pengurusan sesuatu hartanah, Badan Pengurusan Bersama (JMB), Perbadanan Pengurusan (MC), pemaju, atau badan pengurusan lain yang sah pada amnya akan bertindak sebagai pengawal data apabila badan tersebut menentukan, mengawal, atau memberi kuasa bagi tujuan pemprosesan. APEXAI LABS SDN. BHD., sebagai pengendali SmartStrata, pada amnya akan bertindak sebagai pemproses data apabila memproses Data Hartanah semata-mata bagi pihak pengawal data tersebut. APEXAI LABS SDN. BHD. boleh bertindak secara berasingan sebagai pengawal data bagi keselamatan perkhidmatan, sokongan pelanggan, pematuhan undang-undang dan pentadbiran perniagaannya sendiri apabila ia menentukan tujuan pemprosesan secara bebas. Notis hartanah atau pejabat pengurusan anda sepatutnya mengenal pasti pengawal data sebenar serta butiran hubungannya; hubungi kami jika anda memerlukan bantuan untuk mengenal pasti pihak yang sesuai bagi sesuatu permintaan.
2Personal data processed
2Data peribadi yang diproses
2Personal data processed / Data peribadi yang diproses
Depending on the modules enabled, your role, and the relevant property's requirements, personal data processed through SmartStrata may include:
Name, email address, contact number, and account identifiers
Unit or parcel information, ownership, tenancy, committee, staff, and authorized-user records
Billing, payment, statement, accounting, and related financial records
Parking, vehicle, visitor, work permit, issue, correspondence, and operational records
Visitor names, contact details, vehicle numbers, destination units, visit purposes, QR passes, arrival and departure records, parking charges, and visitor or vehicle photographs and supporting documents where captured
Project, quotation, contract, approval, voting, and historical property records
Security, session, audit, and access logs necessary to secure and operate the platform
Account credentials (passwords stored as hashes) and browser preferences such as your selected notice language
NRIC details or copies are not required for standard account or visitor registration. Please do not submit unnecessary identity documents or sensitive personal information in free text, photographs or uploads. Ordinary photographs are not used for biometric identification or facial recognition. Where information about a child is provided for an authorized property or visitor process, the relevant controller must establish the appropriate authority and any consent required from a parent or guardian.
Bergantung pada modul yang diaktifkan, peranan anda, dan keperluan hartanah yang berkaitan, data peribadi yang diproses melalui SmartStrata mungkin termasuk:
Nama, alamat e-mel, nombor telefon, dan pengecam akaun
Maklumat unit atau petak, pemilikan, penyewaan, jawatankuasa, kakitangan, dan pengguna yang diberi kuasa
Rekod bil, bayaran, penyata, perakaunan, dan rekod kewangan berkaitan
Rekod parkir, kenderaan, pelawat, permit kerja, isu, surat-menyurat, dan operasi
Nama dan butiran hubungan pelawat, nombor kenderaan, unit destinasi, tujuan lawatan, pas QR, rekod ketibaan dan keluar, caj parkir, serta gambar pelawat atau kenderaan dan dokumen sokongan apabila direkodkan
Rekod projek, sebut harga, kontrak, kelulusan, pengundian, dan sejarah hartanah
Log keselamatan, sesi, audit, dan akses yang diperlukan untuk melindungi dan mengendalikan platform
Maklumat log masuk (kata laluan disimpan dalam bentuk hash) dan pilihan pelayar seperti bahasa notis yang dipilih
Butiran atau salinan kad pengenalan tidak diperlukan untuk pendaftaran akaun atau pelawat yang standard. Jangan sertakan dokumen pengenalan atau maklumat peribadi sensitif yang tidak diperlukan dalam teks bebas, gambar atau muat naik. Gambar biasa tidak digunakan untuk pengenalan biometrik atau pengecaman wajah. Jika maklumat kanak-kanak diberikan bagi proses hartanah atau pelawat yang dibenarkan, pengawal data berkenaan hendaklah memastikan kuasa yang sewajarnya dan apa-apa persetujuan ibu bapa atau penjaga yang diperlukan.
3Sources of personal data
3Sumber data peribadi
3Sources of personal data / Sumber data peribadi
Personal data may be obtained directly from you, from the relevant JMB, MC, developer, appointed property management company or authorized personnel, from records lawfully maintained for the property, from transactions and activity carried out through SmartStrata, and from documents or records supplied for authorized property administration purposes. Visitor information may also be supplied by the resident inviting the visitor or by authorized security personnel during registration and verification.
Data peribadi mungkin diperoleh secara terus daripada anda, daripada JMB, MC, pemaju, syarikat pengurusan hartanah yang dilantik atau kakitangan yang diberi kuasa, daripada rekod yang disimpan secara sah untuk hartanah tersebut, daripada transaksi dan aktiviti melalui SmartStrata, serta daripada dokumen atau rekod yang diberikan bagi tujuan pentadbiran hartanah yang dibenarkan. Maklumat pelawat juga boleh diberikan oleh penduduk yang menjemput pelawat atau oleh kakitangan keselamatan yang diberi kuasa semasa pendaftaran dan pengesahan.
4Purposes of processing
4Tujuan pemprosesan
4Purposes of processing / Tujuan pemprosesan
Creating and administering accounts and role-based access
Authenticating users and protecting platform security
Administering residents, owners, tenants, committees, staff, contractors, visitors, parking, work permits, and property operations
Preparing invoices, receipts, statements, accounting records, payment records, and other financial administration
Managing notices, correspondence, contracts, projects, quotations, approvals, voting, and historical records
Supporting authorized AI-assisted workflows, document analysis, operational queries, and administrative assistance
Meeting legal, audit, security, governance, continuity, and dispute-resolution requirements
Mewujudkan dan mentadbir akaun serta akses berdasarkan peranan
Mengesahkan pengguna dan melindungi keselamatan platform
Mentadbir penduduk, pemilik, penyewa, jawatankuasa, kakitangan, kontraktor, pelawat, parkir, permit kerja, dan operasi hartanah
Menyediakan invois, resit, penyata, rekod perakaunan, rekod pembayaran, dan pentadbiran kewangan lain
Mengurus notis, surat-menyurat, kontrak, projek, sebut harga, kelulusan, pengundian, dan rekod sejarah
Menyokong aliran kerja bantuan AI yang dibenarkan, analisis dokumen, pertanyaan operasi, dan bantuan pentadbiran
Memenuhi keperluan undang-undang, audit, keselamatan, tadbir urus, kesinambungan, dan penyelesaian pertikaian
5Disclosure
5Pendedahan
5Disclosure / Pendedahan
Personal data may be disclosed, where necessary and authorized, to the following classes of parties:
Authorized JMB, MC, developer, committee, management, staff, security, or other property personnel according to their role
An appointed property management company or successor management personnel where properly authorized
Technology and service providers supporting hosting, email, backup, security, AI, communications, or related platform functions
Auditors, legal advisers, accountants, professional advisers, authorities, regulators, courts, or other parties where permitted or required by law
SmartStrata does not sell personal data.
Where enabled by the property, visitor details and photographs where included may be sent through external messaging services to its configured security group and made available to authorized group recipients. The property controls group membership and authorized use. Such sharing is also subject to the messaging provider's terms and data-handling practices.
Data peribadi boleh didedahkan, apabila perlu dan dibenarkan, kepada kategori pihak berikut:
JMB, MC, pemaju, jawatankuasa, pihak pengurusan, kakitangan, keselamatan, atau kakitangan hartanah lain yang diberi kuasa mengikut peranan mereka
Syarikat pengurusan hartanah yang dilantik atau pihak pengurusan pengganti apabila diberi kuasa dengan sewajarnya
Penyedia teknologi dan perkhidmatan yang menyokong pengehosan, e-mel, sandaran, keselamatan, AI, komunikasi, atau fungsi platform berkaitan
Juruaudit, penasihat undang-undang, akauntan, penasihat profesional, pihak berkuasa, pengawal selia, mahkamah, atau pihak lain apabila dibenarkan atau dikehendaki oleh undang-undang
SmartStrata tidak menjual data peribadi.
Apabila diaktifkan oleh pihak hartanah, butiran pelawat dan gambar yang disertakan boleh dihantar melalui perkhidmatan pemesejan luaran kepada kumpulan keselamatan yang ditetapkan dan boleh dilihat oleh penerima kumpulan yang diberi kuasa. Pihak hartanah mengawal keahlian kumpulan dan penggunaan yang dibenarkan. Perkongsian tersebut juga tertakluk kepada terma dan amalan pengendalian data penyedia pemesejan.
6Obligatory or voluntary information
6Maklumat wajib atau sukarela
6Obligatory or voluntary information / Maklumat wajib atau sukarela
Whether particular personal data is obligatory or voluntary depends on the relevant property process and the service being requested. Information identified as mandatory is generally required to create or verify an account, administer the parcel or property, issue records or correspondence, process transactions, provide access, comply with applicable legal or governance requirements, or operate an enabled SmartStrata module. If mandatory information is not provided, the relevant account, transaction, request, access, or property service may be unavailable or may not be processed. For example, an account requires a login identifier and visitor registration requires details identifying the visitor and destination unit. Ask the collecting party which fields are required for your process. You may decline information identified as optional without affecting unrelated services.
Sama ada sesuatu data peribadi adalah wajib atau sukarela bergantung pada proses hartanah yang berkaitan dan perkhidmatan yang diminta. Maklumat yang dikenal pasti sebagai wajib pada amnya diperlukan untuk mewujudkan atau mengesahkan akaun, mentadbir petak atau hartanah, mengeluarkan rekod atau surat-menyurat, memproses transaksi, menyediakan akses, mematuhi keperluan undang-undang atau tadbir urus yang berkenaan, atau mengendalikan modul SmartStrata yang diaktifkan. Jika maklumat wajib tidak diberikan, akaun, transaksi, permintaan, akses, atau perkhidmatan hartanah yang berkaitan mungkin tidak tersedia atau tidak dapat diproses. Sebagai contoh, akaun memerlukan pengecam log masuk dan pendaftaran pelawat memerlukan butiran untuk mengenal pasti pelawat serta unit destinasi. Tanya pihak yang mengumpul data tentang medan yang diperlukan bagi proses anda. Anda boleh menolak pemberian maklumat yang dikenal pasti sebagai pilihan tanpa menjejaskan perkhidmatan lain yang tidak berkaitan.
7Access, correction and choices
7Akses, pembetulan dan pilihan
7Access, correction and choices / Akses, pembetulan dan pilihan
Subject to the Personal Data Protection Act 2010 and applicable requirements, you may request access to personal data concerning you and request correction where it is inaccurate, incomplete, misleading, or not up to date.
You may also contact the relevant data controller to exercise choices available to you for limiting processing where such choices are applicable. Where processing is based on consent, consent may be withdrawn by written notice, subject to processing that remains permitted or required by law.
Where SmartStrata acts only as the data processor, requests relating to Property Data may be referred to or handled together with the relevant property's data controller.
You may request that your personal data be transmitted directly to another data controller of your choice, subject to applicable law and technical feasibility and compatibility. This concerns your own personal data, not unrestricted access to a property's records or other people's data.
Send requests or consent withdrawals to your property's data controller or info@smart-strata.com, identifying the property, the records concerned and your request. Reasonable identity and authority checks may be required; do not send passwords or unnecessary identity documents. Withdrawal may affect services dependent on that consent. You may also raise a complaint with Malaysia's Personal Data Protection Commissioner.
Tertakluk kepada Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan keperluan yang berkenaan, anda boleh meminta akses kepada data peribadi berkaitan anda dan meminta pembetulan jika data tersebut tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan, atau tidak terkini.
Anda juga boleh menghubungi pengawal data yang berkaitan untuk melaksanakan pilihan yang tersedia bagi mengehadkan pemprosesan apabila pilihan tersebut terpakai. Jika pemprosesan berasaskan persetujuan, persetujuan boleh ditarik balik melalui notis bertulis, tertakluk kepada pemprosesan yang masih dibenarkan atau dikehendaki oleh undang-undang.
Apabila SmartStrata bertindak hanya sebagai pemproses data, permintaan berkaitan Data Hartanah boleh dirujuk kepada atau dikendalikan bersama pengawal data hartanah yang berkenaan.
Anda boleh meminta supaya data peribadi anda dihantar terus kepada pengawal data lain pilihan anda, tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan serta kebolehlaksanaan teknikal dan keserasian. Ini melibatkan data peribadi anda sendiri, bukan akses tanpa had kepada rekod hartanah atau data orang lain.
Hantar permintaan atau penarikan balik persetujuan kepada pengawal data hartanah anda atau info@smart-strata.com, dengan menyatakan hartanah, rekod berkaitan dan permintaan anda. Semakan identiti dan kuasa yang munasabah mungkin diperlukan; jangan hantar kata laluan atau dokumen pengenalan yang tidak diperlukan. Penarikan balik boleh menjejaskan perkhidmatan yang bergantung pada persetujuan tersebut. Anda juga boleh mengemukakan aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.
8Security and retention
8Keselamatan dan penyimpanan
8Security and retention / Keselamatan dan penyimpanan
Reasonable technical and organizational measures are used to protect personal data against loss, misuse, modification, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration, or destruction. Personal data is retained only for as long as reasonably necessary for the authorized purpose, subject to applicable legal, accounting, audit, property-management, continuity, and dispute-resolution requirements.
Langkah teknikal dan organisasi yang munasabah digunakan untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, akses atau pendedahan tanpa kebenaran atau secara tidak sengaja, perubahan, atau pemusnahan. Data peribadi disimpan hanya selama yang munasabah diperlukan bagi tujuan yang dibenarkan, tertakluk kepada keperluan undang-undang, perakaunan, audit, pengurusan hartanah, kesinambungan, dan penyelesaian pertikaian yang berkenaan.
9Service providers and cross-border processing
9Penyedia perkhidmatan dan pemprosesan rentas sempadan
9Service providers and cross-border processing / Penyedia perkhidmatan dan pemprosesan rentas sempadan
SmartStrata may use cloud hosting, email, backup, security, artificial intelligence, communications, and other technology service providers. Where personal data is transferred or processed outside Malaysia, the relevant parties will apply the safeguards and transfer requirements required under applicable Malaysian personal data protection law.
SmartStrata mungkin menggunakan penyedia pengehosan awan, e-mel, sandaran, keselamatan, kecerdasan buatan, komunikasi, dan perkhidmatan teknologi lain. Apabila data peribadi dipindahkan atau diproses di luar Malaysia, pihak yang berkaitan akan melaksanakan perlindungan dan keperluan pemindahan yang dikehendaki di bawah undang-undang perlindungan data peribadi Malaysia yang berkenaan.
10Contact and requests
10Hubungan dan permintaan
10Contact and requests / Hubungan dan permintaan
For questions, complaints, access or correction requests concerning Property Data, please contact your relevant property management office or the relevant JMB, MC, developer, or other lawful data controller.
For SmartStrata platform privacy enquiries:
Operator: SmartStrata
Operating entity: APEXAI LABS SDN. BHD.
Privacy enquiries and personal-data requests: info@smart-strata.com
Bagi pertanyaan, aduan, atau permintaan akses atau pembetulan berkaitan Data Hartanah, sila hubungi pejabat pengurusan hartanah anda atau JMB, MC, pemaju, atau pengawal data lain yang sah dan berkaitan.
Bagi pertanyaan privasi berkaitan platform SmartStrata:
Pengendali: SmartStrata
Entiti operasi: APEXAI LABS SDN. BHD.
Pertanyaan privasi dan permintaan data peribadi: info@smart-strata.com
Need more information? / Perlukan maklumat lanjut?
For platform privacy enquiries / Untuk pertanyaan privasi platform: info@smart-strata.com
APEXAI LABS SDN. BHD. (202601007997 (1670095X))